Semana de definir procesos, eso que sabes perfectamente que necesitas y que va a incrementar tu productividad, pero que como te pasas el día apagando fuegos no lo haces. En la siguiente sección hablaremos en profundidad de ellos.
Otra cosa muy importante que hemos realizado, es el plan de acción que vamos a ejecutar para los próximos 3 meses.
No os lo he contado hasta ahora, pero tenemos un mentor. Hace dos meses, la comunidad de Madrid, debido a la pandemia creó un programa para emprendedores en el que si lo solicitabas te asignaban un mentor de forma gratuita con el que tratar aspectos que no controlaras del todo en tu negocio.
Nosotros somos dos ingenieros informáticos de carrera y autodidactas en marketing y negocios digitales.
La parte que nos fallaba es la de gestión, administración y finanzas de la empresa.
Es por ello que este mentor nos está ayudando a aterrizar las innumerables ideas que tenemos en un plan de acción y a llevar la administración de la empresa de manera más eficiente.
Yo siempre recomiendo que si no eres experto en algo, busques ayuda, ya sea gratuita o pagando a un experto (nosotros íbamos a pagarlo pero justo apareció esta oportunidad).
Lo que inviertes ahí lo recuperarás en tiempo y por tanto en negocio para tu proyecto.
La semana que viene te enseñaré como ha quedado la nueva web y los casos de éxito del pasado 2020.
¿Por qué Procesos?
2020 pese a ser un año muy convulso supuso nuestro año de consolidación en la agencia. Conseguimos encontrar nuestro nicho donde desarrollarnos, realizar proyectos que nos gustan y disfrutar con cada cliente que cogemos.
El problema que hemos tenido es que improvisar muchas cosas desde el fatídico marzo hasta el final del año.
De un día para otro, todo el mundo necesitaba estar online, estábamos confinados y de repente lo que llaman transformación digital y a la que los negocios no le hacían caso pasó a ser la prioridad número 1 al estar confinados.
Se nos plantearon distintos proyectos y decidimos tirar hacia delante para poder sacarlos a tiempo, ¿el problema? Al no tener unos procesos definidos no éramos eficientes. Sacábamos el proyecto, por supuesto, pero no a un ritmo que nos permitiera escalar como empresa.
El tiempo es nuestro recurso más preciado y limitado.
Para este 2021 lo tenemos claro, para poder coger más proyectos y dar el mejor de los servicios necesitábamos tener cada uno de nuestros procesos internos definidos.
Es por ello que hemos dedicado todas las navidades y el comienzo de Enero para analizar todo lo que hemos hecho durante el 2020 y plasmarlo en mapas conceptuales y diagramas que tener siempre a mano.
Desde captar un nuevo cliente, realizar un nuevo proyecto o contratar una persona para la agencia. Todo está definido para que cuando se dé la situación vayamos al documento y sepamos en cada momento en que etapa estamos y cuál es el siguiente paso a dar.
Con esto conseguimos:
- Definirlos completamente para ahorrar tiempo
- Poder trabajar con tanto en equipo como independientemente al saber en todo momento cuál es el siguiente paso.
- Poder replicar los procesos y definir nuevos a partir de los ya creados.
- Volver sobre ellos y mejorar, añadir etapas intermedias para maximizar los beneficios.
- Poder crear plantillas de todo para ganar en tiempo.
- Poder enviar al cliente desde el primer día los deberes y el calendario que vamos a seguir.
- Poder incorporar personas a la organización de una forma más sencilla.
- Poder formarlos en los procesos para que desde el primer día puedan estar aportando al grupo.
Creo que este paso que hemos dado es de los más importantes y que muchas veces olvidamos por la necesidad imperiosa de estar siempre apagando fuegos y haciendo lo urgente.
Consejo, aparta siempre unas horas a la semana para lo importante.
Si te interesa que te explique alguno de los procesos en detalle contéstame al correo y vemos cómo hacerlo